Si parla spesso di Business Plan: in particolare nell’ambiente dei piccoli business, è un argomento dibattuto. Se sei una freelance o una soloproneur, ti starai sicuramente chiedendo se vale la pena di dedicarti a quella che sembra un’opera magna per pochi, e un potenziale spreco di tempo e di energie. Ma è proprio così?

Business Plan: amore e odio

Un sogno sembra un sogno fino a quando non si comincia da qualche parte. – Adriano Olivetti

Se c’è un concetto che incarna perfettamente l’approccio divisivo di questi tempi è il Business Plan. Accende gli animi.

C‘è chi si schiera a favore a tutti i costi e si erge a paladino/a della necessità di averlo anche per i piccoli business, pena la disfatta sicura. Ma è proprio così?

C’è chi rifugge dal costringere in uno schema di obiettivi da raggiungere, in primis economici, la propria creatività. Tanto i piani vengono puntualmente disattesi, giusto?

E poi c’è chi, per dare un colpo al cerchio e uno alla botte, propone tomi che dopo le prime due pagine, si rischia di essere già persi. Ma che senso ha?

Sia chiaro: il senso lo ha sicuramente per chi propone il proprio punto di vista. Il punto è se ha un senso anche per te, perché vedi, come spesso accade, la risposta giusta è dipende.

• Da cosa sia davvero il Business Plan.
• Dall’intenzione che lo guida e dalla fase di sviluppo del tuo business, che ne pilota la complessità e la profondità di intervento.
• Dai presupposti su cui lo andrai a costruire: ciò che definisce il confine sottile tra un mero esercizio di stile, invece che uno strumento potente di consapevolezza e di azione focalizzata e destinata a produrre frutti.

Che cos’è il business plan

Ti parlo del Business Plan a ragion veduta: me ne sono occupata per decenni. Quando ero in azienda, ed ero a capo della Direzione di Sales Planning & Forecasting, a livello internazionale, ne ho scritti e bannati così tanti da averne colto tutta la bellezza e l’altrettanta inutilità.

Sì, ho proprio scritto inutilità.

Ma andiamo per gradi, iniziando dalla definizione:

Il business plan è il documento riassuntivo nel quale un imprenditore mette nero su bianco gli obiettivi economici che intende perseguire, in un arco di tempo definito, e il piano di azioni a supporto del loro raggiungimento, preceduto dalla descrizione della propria idea di business.

Come è strutturato un Business Plan

Si tratta di un documento scritto. Non esiste una struttura fissa, né una lunghezza pre-definita. Dipende da 2 circostanze:

1. Dalla sua destinazione d’uso (l’intenzione con cui viene steso), e, di conseguenza, a chi è destinato.
2. Dalla fase di sviluppo del business.

Queste circostanze definiscono il livello di approfondimento dei contenuti e la complessità del documento.

Se la struttura e la forma sono libere, esistono però dei contenuti che devono sempre essere presenti, come ben descritto nella sua definizione.

I contenuti imprescindibili di un Business Plan

Si tratta di un piano, anzi, per la precisione, di un insieme di piani:

📌 Un piano economico, alias, il Budget

I numeri rilevanti di un business, il cuore di ogni Business Plan.

Nella migliore delle ipotesi, il Budget è composto da 3 fogli:

🏷️ Il Conto Economico: la previsione (o meglio l’intenzione) di Ricavi e la previsione di Costi, riferiti a un orizzonte temporale minimo di 12 mesi (il Budget in senso stretto) di norma con una visibilità a 3 anni (il Piano Triennale).

🏷️ Il Piano di Investimenti: le spese, di solito di entità significativa, che andrai a sostenere nell’anno in corso ma che ti consentiranno di espanderti poi. Un esempio sono i corsi e i percorsi di formazione, l’acquisto di attrezzature specifiche per la produzione dei tuoi oggetti, l’acquisto di locali nel caso tu voglia avere un negozio o un atelier di proprietà.

🏷️ I Flussi di Cassa: le entrate e le uscite effettive che avrai nel tempo. Importante averli chiari, specie in fase di avviamento, quando gli investimenti saranno consistenti, e, verosimilmente, non avrai da subito entrate che li coprano totalmente.

Btw, le imprese chiudono i battenti non perché hanno smesso di vendere ma perché hanno finito i soldi.

📌Uno o più piani operativi

Obiettivi e azioni da svolgere nel periodo, che spiegano e rendono credibile il piano economico: di questi, il Piano di Marketing e di Comunicazione è il più rilevante.

📌La parte descrittiva della tua idea

La parte iniziale di ogni Business Plan: la cornice che riempie di senso quegli obiettivi e quei piani, che ne definisce i confini e che guida i contenuti. Quella cornice che:

🏷️Inquadra il contesto generale, di settore e di mercato nel quale ti muoverai. Spiega da dove scaturisce la tua idea di business e di quali dimensioni, anche quantitative, stiamo parlando.

🏷️Spiega q.b. nei dettagli la tua Missione e Visione di business, di cui il tuo modello di business è la sintesi, e il tuo Business Model Canvas, la rappresentazione visiva.

🏷️ Racconta quale sia la tua strategia, quali i tuoi elementi distintivi rispetto alla concorrenza: il motivo per cui dovrebbero scegliere proprio te. A sostegno di questa scelta, di solito si include una S.W.A.T. Analysis in cui evidenziare punti di forza e debolezza, rischi e opportunità del progetto.

A corredo di questo spiegone, nei Business Plan più articolati si inseriscono i riferimenti giuridici, legati all’organizzazione, e il profilo dei componenti del Board.

Senza questa parte descrittiva, non esiste Business Plan che possa definirsi tale, ma solo una serie di tabelle campate per aria, con buona pace di tutti i virtuosi dei numeri e i cultori dei file Excel.

A cosa non serve il Business Plan

Il Business Plan non serve a garantirti che raggiungerai i risultati economici attesi.

I Ricavi attesi (la prima voce che andrai a compilare del tuo piano economico) sono la voce meno prevedibile di ogni Business Plan:

Se stai avviando la tua attività da zero, non hai nessun elemento oggettivo e replicabile (tuo e non di altri) che possa darti ragione di quella ipotesi. Le startup ne sono la prova provata, ma vale a prescindere. E quando si è piccoli, le statistiche non valgono nulla: invece esiste la Legge dei Grandi Numeri.

Se sei già in corsa, e hai già iniziato a vendere, è probabile che le tue vendite siano discontinue e, dunque, poco prevedibili per definizione.

Se i tuoi Ricavi sono continuativi, non puoi sapere se le condizioni che hanno generato quei Ricavi si riproporranno nello stesso modo e in egual misura.

Sui risultati non hai nessun controllo: dipendono da te ma anche dal contesto, dalle circostanze, dagli eventi esterni che accadono e che sono in gran parte imprevedibili.

È sempre stato così, oggi ancora di più poiché l’impermanenza, la volatilità di sistemi e mercati, e la conseguente complessità, sono cresciute in modo esponenziale. E sinora abbiamo solo visto la punta dell’iceberg.

Puoi immaginare quale sia la linea di tendenza, puoi avere una storia consolidata e un’esperienza che può darti un’idea di quale sia la probabilità che arrivino, ma non potrai mai sapere se, quando e in che misura si manifesteranno.

Il Business Plan non serve a delineare il futuro del tuo business.

Niente e nessuno potrà mai ritornarti la certezza che le cose avverranno come le immagini tu, nel momento in cui lo andrai a scrivere.

Anzi, per dirla tutta, non accadrà mai.

Ma allora a cosa serve davvero il Business Plan e che cosa rappresenta davvero?

A cosa serve il business plan

I piani sono ciò che rende visibile l’invisibile – Anthony Robbins

È la mappa del tuo Business.

Le cose iniziano ad accadere quando ci si mette in azione.

Puoi farlo a capocchia, seguendo l’estro del momento, in balia delle suggestioni esterne, senza una visione a medio-lungo termine del tuo progetto. Così andrai incontro al rischio oggettivo di disperdere tempo ed energia, trovandoti alla fine del tuo viaggio in un punto diverso da quello che immaginavi per il tuo business e per te.

I piani invece sono una mappa: il Business Plan è la mappa del tuo business.

Descrive il processo di manifestazione dei tuoi risultati.

Indica i passaggi intermedi che intendi percorrere:

■ Ti invita a distribuirli nel tempo e a procedere un passo alla volta.

■ Dà un senso al tuo agire, a essere certa che, qualsiasi cosa farai ogni giorno, andrà nella direzione del tuo sogno.

■ Dirige la tua attenzione su ciò che serve davvero per arrivare a quei risultati e a mantenere il giusto focus.

■ Ti prepara quando i risultati arriveranno, vedendo in anticipo ciò a cui vai incontro.

Ti aiuta a monitorare lo stato di avanzamento del tuo agire.

A definire le giuste metriche e a correggere il tiro per tempo, se occorre (e occorrerà), evitando di sprecare le tue risorse. A tenere sotto controllo i Costi.  Il valore principale di ogni Business Plan è proprio nell’accountability.

E poi, se i Ricavi non dipendono solo dalle tue scelte, il processo e i Costi sì: è su questi due fattori che hai la piena responsabilità.

A cosa serve davvero il Business Plan

Ma prima di tutto, il valore inestimabile di ogni Business Plan è che ti fa uscire dal sogno ed entrare nel piano di realtà:

■ Ti aiuta a validare immediatamente la tua idea, a capire se è sostenibile economicamente, nel tuo qui e ora e nel tempo.

■ Ti dà la misura di cosa significhi mettere a terra la tua idea: nei numeri, in modo concreto, oggettivo e misurabile. In termini di spese, di impegno economico, di tempo e di energia.

■ Ti aiuta a capire se il modello di business che hai scelto è coerente con la tua Missione e Visione di business.

■ Ti indica se la strategia che hai scelto è la migliore. Se ci sono i presupposti perché quell’esperienza possa manifestarsi nei fatti, e in che modo.

■ A capire se il tuo portafoglio di offerta ha un senso, se è equilibrato, e quale sia il posizionamento di prezzo giusto per te: il punto in cui si perfeziona la tua idea di business, la chiave di volta della tua cattedrale.

In generale, ti consente di simulare scenari alternativi, sapendo a cosa stai andando incontro, per capire da dove iniziare o come proseguire, nel e dal tuo qui e ora.

A chi serve il Business Plan

Non conosciamo mai la nostra altezza, finché non siamo chiamati ad alzarci. – Emily Dickinson

Essendo un piano di business, il Business Plan serve a chiunque abbia un’attività in proprio.

Quindi sì, per rispondere alla domanda inziale, se hai un business è uno strumento potente e prezioso di consapevolezza e di guida.

■ In quanto titolare dell’attività, lo scrivi per te: in questo caso, il documento sarà il più snello e sintetico possibile.

■ Se hai un team, garantisce l’allineamento di tutti verso una Visione condivisa, dà un senso agli obiettivi che presidieranno e alla loro azione: in questo caso i piani di azione saranno più dettagliati così come l’aspetto organizzativo.

■ È il documento principe per presentare il tuo progetto a potenziali finanziatori e investitori, aiutando te, e loro, a capire cosa e quanto ti occorre per crescere ed espanderti. In questo caso, il Business Plan dovrà essere il più completo ed esaustivo possibile.

Serve, però, solo se costruito con intelligenza e in modo mirato: è utile perché ti obbliga ad avere chiare le dimensioni principali che, chiunque abbia un business, deve conoscere e imparare a governare.

Come detto all’inizio, ciò che cambia è il livello di approfondimento e la sua complessità.

Se hai un business avviato da tempo, e stai prevedendo un salto di livello e di complessità nell’organizzazione, l’attenzione sul processo e sui numeri sarà maggiore. Lo stesso dicasi nel caso tu stia per prevedere un cambio sostanziale nella struttura dei tuoi investimenti.

Se sei una startup o sei in fase di avviamento, dovrai dedicare maggiore attenzione alla parte descrittiva, alle tue ipotesi di lavoro. In questo caso, il Business Plan è supportato di solito da un pitch deck ben costruito ed efficace.

Per mia esperienza, un Business Plan di più di 10 pagine è sempre uno spreco di tempo ed energia.

Semplificare è un’arte praticata da pochi, ma al giorno d’oggi, è un valore di per sé stesso. Ed è ciò che trasforma il Business Plan in un compagno di viaggio affidabile e funzionale alla tua espansione, invece che in un tomo da compilare una volta all’anno, per poi lasciarlo nel dimenticatoio, o per sole grandi aziende strutturate.

Tienine conto, quando lo andrai a compilare.

Quando si scrive il Business Plan

Si scrive in fase di avviamento di un progetto nuovo e ogni volta che ci sono cambiamenti significativi nel modello di business.

La parte descrittiva è la parte più stabile nel tempo. I piani, invece, devono essere rivisti in corso d’opera.

La parola d’ordine è flessibilità.

I piani si definiscono di norma all’inizio di ogni anno fiscale, di solito coincidente con l’anno solare: vengono poi suddivisi in Trimestri o Quadrimestri, per poi essere ulteriormente suddivisi nei singoli mesi.

Alla fine di ogni Trimestre o Quadrimestre si procede a una revisione (Revised Budget). Questa fase è fondamentale perché ti consente:

■ Di recepire gli aggiustamenti, mantenendo la visibilità sull’anno in corso.

■ Di presidiare il processo e mantenendo il controllo su spese e flussi di cassa.

La cosa importante è semplificare il più possibile, e scegliere il giusto livello di dettaglio, senza temere di cambiare i numeri, se occorre.

Il resto è esperienza, ciò che siamo chiamati a fare nella vita, e tutto si impara. Chiedi aiuto piuttosto, se vuoi, scrivimi.

Ma agisci. A questo serve il tuo Business Plan: a metterti in azione, ora, subito, adesso.

Cosa aspetti a farlo anche tu?